Procédure de délivrance de diplôme

 NOTA BENE : Les diplômes de DOCTORAT et de DEA sont délivrés par le Service des Études Doctorales (bâtiment 301 – avenue Jean Perrin – 91400 Orsay – 01 69 15 66 52

Le diplôme est un document officiel à caractère nominatif établi de façon définitive et doit être conservé. Aucun diplôme n'est envoyé automatiquement, vous devez en faire la demande.

I.     Comment obtenir vos diplômes à partir de 1998-1999 ?

 

Plusieurs possibilités s’offrent à vous :

  • Retrait sur place : présentez-vous au service Scolarité de l'UFR Sciences (bât 336 – bureau 003) du lundi au vendredi de 9h à 17h. Votre diplôme vous sera alors remis en mains propres sur présentation d’une pièce d’identité (hors vacances universitaires).
  • Retrait par procuration : La personne que vous aurez mandatée devra se rendre au service Scolarité munie du formulaire-type de procuration, d’une copie de votre pièce d’identité et de l’original de sa propre pièce d’identité.
  • Demande d’envoi de diplôme (France, DOM-TOM & UE) : vous devez imprimer, renseigner, et adresser par voie postale le formulaire de demande de diplôme accompagnée d’une enveloppe rigide, grand format (A4) affranchie au tarif Recommandé avec Accusé de Réception en vigueur, libellée à vos nom et adresse.
  • Demande d’envoi de diplôme pour l’étranger (hors UE) : Si vous êtes domicilié à l'étranger, le diplôme sera transféré par valise diplomatique à l’Ambassade de France ou au Consulat de France de votre pays de résidence (http://www.diplomatie.gouv.fr) Veuillez indiquer une adresse précise sur le formulaire de demande de diplôme.

Aucune demande ne sera traitée durant la période d’inscription administrative qui s’étend de juillet à octobre de chaque année.

II.     Comment obtenir vos diplômes antérieurs à 1998-1999 ?

Les diplômes avant 1998/1999 n’étaient pas édités automatiquement, il s’agit donc souvent d’une première demande.

Les diplômes antérieurs à 1998/1999 nécessitent une recherche dans les archives et un circuit de signature au rectorat plus long., Par conséquent il faut prévoir un délai minimum de 3 mois pour le traitement de la demande.

Veuillez imprimer et compléter le formulaire de demande de diplôme et nous le faire parvenir en joignant :

  • la photocopie de votre pièce d’identité officielle en cours de validité
  • 1 enveloppe grand format A4 libellée à vos nom et adresse, affranchie au tarif Recommandé avec accusé de réception
  • Tout document pouvant nous aider dans nos recherches (relevé de notes, attestation, certificat de scolarité…)

La procédure de retrait ou d’envoi est identique à celle décrite ci-dessus.

III.     Comment obtenir les diplômes intermédiaires D.E.U.G (L2) et Maîtrise (M1) ?

Le DEUG (L2) et la Maîtrise (M1) sont délivrés exclusivement à la demande de l'étudiant, et par courrier, en complétant le formulaire de demande de diplôme. Vous devez suivre la procédure correspondante (diplôme récent, ancien diplôme, duplicata de diplôme).

IV.     Comment obtenir un duplicata de diplôme ?

Circulaire n° 2015-0012 du 24-3-2015 sur les modalités d’élaboration et de délivrance des diplômes : «toute personne peut demander que soit établi un duplicata de son diplôme si le document original a été détruit, perdu ou volé. Quelle que soit l'origine de la perte, du vol ou de la destruction, l'intéressé doit présenter toutes pièces justificatives officielles permettant de vérifier la validité de la demande (déclaration de sinistre, récépissé de plainte, déclaration sur l'honneur, etc.).»

En cas de destruction, vol, perte, veuillez imprimer et compléter le formulaire de demande de diplôme et nous le faire parvenir en joignant :

  •  Pour le vol, la copie d'un dépôt de plainte dans un commissariat est nécessaire

  •  En cas de destruction par le feu ou l'eau l'attestation fournie par votre compagnie d'assurance vous est demandée

  •  Une déclaration de perte sur l’honneur, validée par un commissariat ou une mairie

  •  Une enveloppe format A4 rigide affranchie au tarif recommandé avec accusé de réception remplie à vos nom et adresse

  •  La photocopie de votre pièce d'identité

  •  La photocopie de votre relevé de notes ou attestation de réussite.

 Attention! Un seul duplicata peut être délivré par diplôme obtenu.  La mention « duplicata » apparaît sur le diplôme.

 V.      Comment demander la modification de l’état civil (nom(s), prénom(s), sexe, etc.) sur le diplôme ?

Circulaire n° 2015-0012 du 24-3-2015 sur les modalités d’élaboration et de délivrance des diplômes: « toute personne ayant bénéficié d'un changement d'état civil (nom(s), prénom(s), sexe, etc.) peut demander la délivrance d'un diplôme conforme à son nouvel état civil. La personne doit fournir toute pièce justificative de ce changement à l'établissement qui a délivré le diplôme original.»

En cas de changement d'état civil, veuillez imprimer et compléter le formulaire de demande de diplôme et nous le faire parvenir en joignant :

  •   Le diplôme original

  •   Une demande écrite

  •   Décision du jugement actant le changement d’état civil

  •   Une enveloppe format A4 rigide affranchie au tarif recommandé avec accusé de réception remplie à vos nom et adresse

  •   La photocopie de votre pièce d'identité

 Toute demande incomplète ne pourra être traitée

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Le formulaire et les pièces doivent être retournés à l’adresse de la Scolarité :

Université Paris-Sud

UFR Sciences - Service Scolarité Licences-Masters

Bâtiment 336
91405 Orsay Cedex

 

Coordonnées :

Tél : 01 69 15 70 68

diplomes-stages-transferts.sciences@u-psud.fr